Um arquivo que precisa responder rápido
Pense em três momentos: um auditor-fiscal pede as fichas de EPI do último ano; um cliente exige os certificados de NR-35 da equipe antes de liberar a obra; um ex-funcionário entra com ação pedindo adicional de insalubridade. Nos três casos, a empresa tem pouco tempo para apresentar documentos completos e coerentes. Se o arquivo está espalhado entre e-mails, gavetas e fornecedores antigos, a resposta atrasa ou simplesmente não existe.
A gestão de documentos de SST cria um acervo único, com versões corretas e uma regra clara de onde cada coisa fica.
O que compõe o acervo
| Grupo | Documentos típicos | Quem guarda |
|---|---|---|
| Programas | PGR, PCMSO, relatório analítico | Empresa, com apoio da MT12 |
| Laudos | LTCAT, insalubridade, periculosidade, ergonomia | Empresa, com apoio da MT12 |
| Saúde do trabalhador | ASOs e resultados entregues à empresa | Empresa |
| Prontuário clínico | Anamneses, exames e registros médicos | Médico responsável, sob sigilo |
| Capacitação | Certificados e listas de presença de treinamentos | Empresa |
| Registros de rotina | Fichas de EPI, atas da CIPA, ordens de serviço, PPP | Empresa |
Como organizamos
- InventárioReunimos o que existe, inclusive documentos de fornecedores anteriores, e identificamos o que está vencido, sem assinatura ou em falta.
- Estrutura de arquivoDefinimos uma organização por estabelecimento, setor e trabalhador, com nomes padronizados e controle de versões.
- Regras de guardaMontamos a tabela de quanto tempo cada documento deve ser mantido, conforme as normas aplicáveis, e quem tem acesso a ele.
- ManutençãoA cada novo exame, treinamento ou revisão de programa, o documento entra no lugar certo e a versão antiga fica arquivada.
Prontuário médico e sigilo
O prontuário é o documento mais sensível de toda a SST. Ele reúne informações clínicas que pertencem ao trabalhador e que não podem circular pelo RH. Pela NR-7, a guarda é de responsabilidade do médico responsável pelo PCMSO, que também responde pela transferência do acervo quando a empresa troca de prestador. Na MT12, os prontuários ficam sob responsabilidade médica, com acesso restrito e tratamento compatível com a LGPD, que classifica dados de saúde como sensíveis.
Trocou de clínica? Os prontuários do prestador anterior não podem simplesmente ser descartados. Orientamos a transferência entre médicos responsáveis para que o histórico de saúde dos trabalhadores não se perca.
Coerência entre documentos: o detalhe que mais pesa
Ter todos os documentos não basta se eles se contradizem. É comum encontrar um PGR que lista ruído em um setor, um PCMSO que não prevê audiometria para as funções desse setor e um evento de condições ambientais no eSocial que informa ausência de exposição. Para um fiscal, um perito ou um contratante, essa divergência enfraquece todos os papéis ao mesmo tempo.
Por isso, a organização do acervo inclui uma conferência cruzada. Verificamos se funções e setores têm os mesmos nomes em todos os documentos, se os riscos do inventário aparecem nos exames e nos laudos e se as datas de revisão fazem sentido entre si. Quando encontramos divergências, indicamos qual documento precisa ser corrigido e, se a MT12 for a responsável por ele, fazemos a atualização.
O que a empresa ganha
- Resposta rápida a fiscalizações, auditorias de clientes e pedidos judiciais.
- Coerência entre programas, laudos e o que foi enviado ao eSocial.
- Base pronta para emitir o PPP quando o trabalhador solicitar.
- Documentação reunida para licitações e credenciamentos.
O serviço pode ser contratado sozinho ou como parte do BPO SST, com revisão periódica do acervo e aviso antecipado do que vai precisar de atualização.