Para que a empresa usa o certificado
O certificado digital é uma identidade eletrônica emitida dentro da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, a ICP-Brasil. Documentos assinados com ele têm validade jurídica, e muitos sistemas do governo só aceitam acesso ou transmissão com certificado.
- Transmissão de eventos ao eSocial, inclusive os de saúde e segurança do trabalho.
- Emissão de notas fiscais eletrônicas.
- Acesso a serviços da Receita Federal e de outros órgãos públicos.
- Assinatura digital de contratos, laudos, procurações e documentos internos.
- Participação em licitações e pregões eletrônicos.
e-CPF ou e-CNPJ, A1 ou A3
O e-CPF identifica uma pessoa física: o sócio, o médico, o engenheiro ou o profissional que assina em nome próprio. O e-CNPJ identifica a empresa e é emitido em nome dela, tendo como responsável o representante legal. Muitas empresas precisam dos dois.
A escolha entre A1 e A3 tem a ver com a forma de uso. O A1 é um arquivo protegido por senha, instalado no computador ou no servidor, e por isso se encaixa bem em sistemas de folha, de notas fiscais e de SST que fazem transmissões automáticas. O A3 fica em um dispositivo físico, que precisa estar conectado no momento da assinatura, e costuma agradar a quem assina pessoalmente em computadores diferentes. Não existe resposta certa para todos: depende de quem vai usar, em quais sistemas e com que frequência.
| A1 | A3 | |
|---|---|---|
| Onde fica | Arquivo instalado no computador ou no sistema | Token ou cartão com leitora |
| Uso em sistemas automáticos | Mais prático, porque o software acessa o arquivo direto | Depende de o dispositivo estar conectado |
| Cuidado principal | Proteger o arquivo e a senha | Não perder o dispositivo |
| Indicado para | Empresas que transmitem muitos eventos e notas | Quem assina pessoalmente em vários lugares |
Para entender melhor quando o A1 vale a pena, veja o artigo certificado digital A1 para empresas.
Do pedido à primeira assinatura
- Definição do tipoConversamos sobre o uso e indicamos se a empresa precisa de e-CNPJ, e-CPF ou dos dois, e em qual modelo.
- DocumentaçãoEnviamos a lista de documentos do titular e da empresa e conferimos tudo antes da validação, para evitar idas e vindas.
- Validação de identidadeRealizada por Autoridade de Registro credenciada, nas modalidades admitidas pelas regras da ICP-Brasil.
- Emissão e instalaçãoDepois de emitido, ajudamos a instalar o certificado nos computadores e sistemas que vão usá-lo e a testar a primeira transmissão.
Guarde o certificado como guarda a chave do cofre. Quem tem o arquivo A1 e a senha consegue assinar em nome da empresa. Defina quem pode acessá-lo, mantenha uma cópia de segurança protegida e retire o certificado de computadores que mudarem de mãos.
Por que tratar do certificado com a MT12
Para as empresas que já cuidam de saúde e segurança com a MT12, o certificado é a peça que permite transmitir os eventos de eSocial SST sem depender de terceiros. Configuramos o A1 nos sistemas usados para o envio e orientamos o RH sobre as procurações eletrônicas, quando a transmissão é feita pelo contador ou por outra empresa.
O atendimento é feito pelo mesmo canal que você já usa para exames e programas, com uma lista clara de documentos e acompanhamento até o certificado estar funcionando. Se a empresa também precisa organizar a rotina de admissões e afastamentos, o apoio ao departamento pessoal completa o serviço.